Soluciones en Excel

Control de Producción Empresa Industrial

Objetivos Generales del programa

El objetivo del programa es de facilitar la administración de los inventarios de productos a lo largo del proceso de producción.

Objetivos específicos:

· Hacer la trazabilidad de los productos en proceso.

· Administrar los inventarios en cada una de las áreas del proceso productivo

· Hacer seguimiento de los productos en procesos externos.

· Validar que las cantidades que ingresan al proceso sean las mismas que salen del proceso.

· Generar Indicadores de gestión de las áreas del proceso productivo.

Programa Sistematización

Integra Administración, mercadeo y Producción, 8 usuarios que aportan independientemente a la gestión.

Estructura del Programa

El programa de Control producción e inventarios está dividido en tres tipos de archivos, Solo uno modificable por los usuarios y los otros dos de solo consulta:

1. Programas. Archivos CL están diseñados para administrar los datos que se generan en cada área del proceso.

2. Tablas: Las tablas son los datos que genera cada programa. Estos son generados por el sistema y son de solo consulta.

3. Soportes: Los soportes son los documentos en Pdf que genera cada programa y son de solo consulta

Los archivos básicos son 8 programas y 23 tablas, los demás corresponden al historial en “Pdf” que se cree en cada proceso:

Carpetas

Bak: Copias de seguridad de los programas

Cl Producción: Historial de modificaciones a programas de producción

Despachos pdf: Documentos de despacho a clientes en Pdf

Diseño y Ficha Técnica: Bocetos y fichas técnicas de desarrollo de producto.

OC: Órdenes de Compra da Materias Primas y Suministros en Pdf.

Pedidos de Ventas: Pedios de Ventas en Pdf.

Rem Talleres: Remisiones y despachos a terceros (Procesos intermedios)

Soporte: Documentación varia del desarrollo del programa, formatos, archivos jpg, etc. Facilitada por la empresa para la configuración del sistema. Solo lo maneja el administrador del sistema.

Tablas: Tablas.xls soporte de los programas.

Programas

Ubicación

Los Archivos deben ubicare en una carpeta compartida (red Windows) con las respectivas restricciones determinadas por el administrador del sistema y debe reposar en un computador a manera de servidor de tal forma que se garantice que siempre estará disponible para todos los usuarios.

En Anexo el listado de los documentos que crea cada programa y la asignación de los programas a cada área de la empresa.

Los programas.

De acuerdo al flujo de proceso los programas en su orden son:

CL Cotizaciones & Pedidos: En este se crean las bases de datos correspondientes al proceso de mercado, aquí se generan las órdenes de pedidos.

CL Compras V2015: El programa de compras es el responsable de llevar los inventarios de materias primas e insumos y llevar el registro del proceso de compras y calificación de proveedores. Aquí se crean las bases de datos correspondientes al proceso de compras.

CL Ficha Técnica: En este se hace la asignación de materias primas, materiales y procesos de cada referencia. Se asignan los cortes y se crea la Orden de Producción

CL Bodega MP: En este se lleva generan las asignaciones de Materis Primas a producción.(Salidas de MP)

CL Insumos :En este se lleva el inventario de Insumos y materiales de producción. (Salida de Insumos)

CL Produccion:El programa de Producción o de Control producción es el responsable de asignar las ordenes de producción a los procesos internos y externos de la empresa, llevar el registro de los mismos, medir eficiencias y controlar los inventarios de productos en procesos hasta la entrega de producto terminado a bodega.

Llevar el registro de calidad y de control producción en los módulos de confección.

CL Despachos:Este es el responsable de inventario de producto terminado y de despacho de mercancía a clientes.

CL Informe Produccion: A diferencia de los anteriores este se toma como modelo para ser personalizado por cada usuario, Jefe de planta, Gerencia y Mercadeo, calidad, etc y se deposita en el computador de cada usuario para uso personal.

Está basado en consultas de las tablas del sistema y consolida informes en gráficos y tablas dinámicas a criterio de cada usuario.

Generalidades

En caso de que la empresa cuente con un programa contable es posible que disponga de informes que permitan exportar tablas, dichas tablas requieren una interfase para vincularlas al programa, estos son: Los documentos de origen contable que contienen las tablas iniciales correspondientes a los catálogos de tanto Productos terminados, Materias primas y suministros, datos de Terceros: Clientes y proveedores, Colores, tallas, etc, son importados al programa de producción con el objeto de evitar la doble digitación.

Tipos de archivos:

1. Archivos planos: son los documentos descargados del programa siigo, y que se utilizan por una única vez para trasladar las bases de datos correspondiente a Clientes, Proveedores y catálogos de Insumos, Materias primas y productos terminados al programa de producción. Son de uso exclusivo del administrador del programa.

Usualmente el programa descarga los archivos planos con algunas características que difieren del formato en Excel y deben convertirse a este mediante algunas técnicas, lo cual lo hace el programa Interfase.

Ningun usuario tiene acceso a estos.

2. Archivos Interfase: Son programas que convierten la información de los archivos planos en datos válidos para trabajarlos en Excel. A estos programas se accede únicamente cuando se requiera validar el funcionamiento de las macros. Solo el administrador del sistema podrá acceder a ellos. (Archivos de sistema)

Son de uso exclusivo del administrador del programa. Ningun usuario tiene acceso a estos.

3. Archivos CL: Son los programas del sistema y tiene como finalidad almacenar y compartir la información que se genera en cada proceso.

4. Tablas “Tbl”: Son las tablas de datos que genera cada programa y son compartidas por los usuarios en sus respectivos programas.(Archivos de sistema)

5. Copias de seguridad: estos archivos los crea automáticamente el Excel. Cada vez que guardamos, el Excel crea una copia del programa tal cual al momento de dar esta instrucción y conserva una copia cronológicamente retardada una vez, es decir que la copia de seguridad recuperará los datos guardados antes de dar guardar por última vez. (Una copia atrasada). Y su nombre comienza por “Copia de Seguridad de” seguida por el nombre del archivo. (Archivos de sistema)

6. BackUp: Son copias de las tablas que crea cada programa a voluntad del ususario. Su finalidad es tener una copia de respaldo de los datos adicional a la que crea el Excel y, sirve para restaurar manualmente datos de un programa. (Archivos de sistema)

Usuarios de programas por Area.

Nombre del Archivo	T Archivo	Almacen	Diseño	Corte	Control Producción	Despachos	Sub Gerente	Gerencia
1 Listado Archivos Confecciones Leader.xlsm	Programa	x	x	x	x	x	x	x
CL Cotizaciones & Pedidos.xlsm	Programa						x
CL Compras V2015.xlsm	Programa	x
CL Ficha Tecnica.xlsm	Programa		x
CL Bodega Telas V2015.xlsm	Programa	x
CL Insumos 2015.xlsm	Programa	x
CL Produccion V2015.xlsm	Programa				x
CL Despachos.xlsm	Programa					x
CL Informe Produccion.xlsm	Programa	x	x	x	x	x	x	x

tablas y programas que las crean.

Nombre del Archivo	T Archivo	1 Listado Archivos Confecciones Leader.xlsm	CL Cotizaciones & Pedidos.xlsm	CL Compras V2015.xlsm	CL Ficha Tecnica.xlsm	CL Bodega Telas V2015.xlsm	CL Insumos 2015.xlsm	CL Produccion V2015.xlsm	CL Despachos.xlsm	CL Informe Produccion.xlsm
1 Listado Archivos Leader.xlsm	Programa	x
CL Cotizaciones & Pedidos.xlsm	Programa		x
CL Compras V2015.xlsm	Programa			x
CL Ficha Tecnica.xlsm	Programa				x
CL Bodega Telas V2015.xlsm	Programa					x
CL Insumos 2015.xlsm	Programa						x
CL Produccion V2015.xlsm	Programa							x
CL Despachos.xlsm	Programa								x
CL Informe Produccion.xlsm	Programa									x
Tbl_Bod_ProdTerminado.xlsx	Tablas								x
Tbl_Clientes.xlsx	Tablas		x
Tbl_Colores.xlsx	Tablas		x
Tbl_Contratos.xlsx	Tablas		x
Tbl_Despachos.xlsx	Tablas								x
Tbl_Destinos.xlsx	Tablas		x
Tbl_Ficha_Tecnica.xlsx	Tablas				x
Tbl_Insumos.xlsx	Tablas			x
Tbl_Inventario_Telas.xlsx	Tablas			x
Tbl_InventarioPT.xlsx	Tablas								x
Tbl_Municipios.xlsx	Tablas			x
Tbl_Op.xlsx	Tablas				x
Tbl_Pedidos_Compras.xlsx	Tablas			x
Tbl_Pedidos_Ventas.xlsx	Tablas		x
Tbl_Programacion_Produccion.xlsx	Tablas							x
Tbl_Prospectos.xlsx	Tablas		x
Tbl_Proveedores.xlsx	Tablas		x
Tbl_Referencias.xlsx	Tablas		x
Tbl_Rep_Produccion.xlsx	Tablas							x
Tbl_Reserva_Materiales.xlsx	Tablas				x
Tbl_Salida_Telas.xlsx	Tablas					x
Tbl_Tallas.xlsx	Tablas		x
Tbl_Telas.xlsx	Tablas			x

Cronograma:

Las dos primeras semanas se invierte en la toma de datos y configuración del programa modelo

De la semana 3 a la 12 se hace la capacitación de los usuarios.

Tiene asistencia técnica por 3 meses durante la capacitación y configuración de datos.

Garantía de 6 meses a partir de la entrega del producto

Requisitos.

El programa está diseñado en Microsoft Excel 2010 versión para 32 bits.

Funciona en versiones 2010, 2013 versión 32 Bits exclusivamente.

Red Windows con carpetas compartidas para los diferentes usuarios.

Experiencia en Excel nivel medio: Manejo de tablas dinámicas

Responsable: Debe haber por parte del cliente un responsable del sistema quien en compañía de los usuarios recibirá la asistencia técnica y capacitación en los diferentes programas.

Los requerimientos técnicos, modificaciones, agregados se canalizan exclusivamente por el Responsable del sistema.

El responsable preferiblemente debe tener conocimientos en Excel avanzado: manejo de tablas, tablas dinámicas, formatos, formato condicional, seguridad, formulas, formulas anidadas.

Conexión: Se debe tener conexión vía Skype para las visitas. Las visitas se deben programar con al menos dos días de antelación.
La capacitación se hará entre las horas 8:00 am a 11:00 am, de 3:00 pm a 5:00 pm.

Horas extra ordinarias. En casos especiales se puede programar horarios nocturnos a partir de las 8:00 pm hasta las 11:00 pm

Sábados de 8:00 a 12: 00m

La asistencia técnica para reparaciones solo tiene restricción al medio dia 12:00 a 1:00 y 5:30 a 7:00 pm.

Instalar Team Viewer para asistencia remota.

Agende una visita virtual por Skype a: luisfospinaf@gmail.com

Modelo unipersonal.

El programa de Control Producción procesos industriales le permite controlar los inventarios de productos a lo largo de la cadena productiva inclusive la administración en procesos externos de ambito temporal con un extricto control en la medida de los tiempos y cantidades en los respectivos procesos con miras a determinar indicadores de gestión.

Panel Principal

Panel principal le muestra 3 indicadores de gestión común en un proceso productivo.

Estos indicadores puede cambiarse a discreción del usuario.

Procesos:

Determine los procesos internos que seran controlados en el proceso y defina los tiempos de ciclo de cada proceso.

Productos:

Identifique los productos o servicios que hacen parte del objetivo del negocio oque son objeto de facturación.

indiferente si es servicio o producto terminado, este debe quedar establecido en esta tabla determinado además los tiempos de proceso, precio manufactura, valor del proceso,tiempo standar.

Maquinas:

Administre el tiempo y las cargas de trabajo de la maquinaria y poder determinar diagramas Hombre Máquina y optimizar sus recursos.

Si presta servicios, Establezca los productos sobre los cuales lleva a cabo los procesos con miras a estandarizar dichos porcesos vinculados a productos o piezas en particular.

Talleres, destinos y Calidad:

Administre la información de los procesos o talleres externos.
Defina los parámetros de calidad y medidas de los productos en transito .

Ingreso o Recibo de Mercancía

Lleve el registro detallado de todos los proceso que se llevan a cabo y los materiales que van a ser procesados con su respectiva Orden de Producción, fecha de ingreso al proceso, Fecha estimada de entrega, características del producto, etc.

Lleva a cabo el flujo del programa mediante menus personalizados

Programación de Producción
Una vez que se ha llevado a cabo la recepción de los productos a ser procesados, maquilados, etc, se hace la programación de la producción mediante la asignación de los recursos o procesos por los que debe pasar el producto en el proceso (Hoja de Ruta)

Determine las maquinas y operarios de los respectivos procesos que se llevaran a cabo durante el transito de los productos de tal forma que me permita establecer balanceos de linea de producción o modulo de producción con las respectivas cargas de trabajo.
(Diagramas Hombre Maquina)

Mano de Obra

Lleve el registro detallado del reporte de producción ligado a la asignación, de tal forma que no se pueda registrar algo diferente a lo asignado en la planeación de la producción, lo que le garantiza el seguimiento exhaustivo de los recursos asignados e cada proceso

Remisión o despacho de Mercancia

Registre la entrega o despacho de mercancías de tal forma que pueda validar los datos, dado que están ligados a las cantidades ingresadas en el proceso de recepción, de tal forma que pueda en el momento de despacho establecer saldos y tomar acciones correctivas en el acto.